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App de Archivos a fondo: Transfiere, edita y ordena todo tipo de documentos en tu iPhone

iOS 11 nos trajo una pequeña maravilla que, paradójicamente, pasa desapercibida para la mayoría de usuarios. Se trata de la App de Archivos, una App que intenta solucionar uno de los grandes problemas que nos presenta la manera en la que iOS está diseñado, sin un sistema de archivos disponible para el usuario abiertamente. En lugar de eso, tenemos espacios de Apps, y dentro de cada una podemos crear o editar los documentos que queramos, pero si tenemos que abrir un documento en otra aplicación, nos vemos obligados a copiarlo en el espacio de almacenamiento de esa otra App, que para la primera, es totalmente inaccesible. iOS soluciona esto con un botón de compartir que literalmente copia la imagen en el espacio de almacenamiento de la App que elijamos. Así, cuando la abramos, aparecerá ahí ese fichero, aunque en realidad, lo único que ha hecho es duplicarlo, malgastando espacio de almacenamiento total, un bien muy limitado y muy escaso (porque no se puede expandir con tarjetas microSD como ocurre en muchos smartphones Android). No es un sistema óptimo porque con el paso del tiempo acabamos con muchos ficheros duplicados dentro de cada App. Por supuesto, como cualquier sistema informático, iOS tiene una estructura de directorios muy similar a la que tiene macOS (ya que de ahí proviene) y por ende cualquier sistema operativo Unix, pero simplemente nunca está disponible para el usuario a menos que haga el Jailbreak.

Con iOS 11, Apple ha intentado poner algo de orden en este asunto con una App de Archivos que pretende ser el centro en donde almacenemos todos los ficheros que editamos, y que además, estén sincronizadosonline, vía iCloud con todas nuestras aplicaciones en el Mac, o las del iPad, o vía web en cualquier navegador web desde el que podamos acceder a iCloud.com.

¿Qué es la App de Archivos?

Como su nombre indica, es la App en donde encontremos nuestros archivos compartidos. Es el lugar, dentro de nuestro iPhone, en donde encontremos una carpeta con ficheros de una manera similar a como la podemos encontrar en un ordenador. Todos estamos acostumbrados ya a utilizar servicios como Dropbox o Google Drive. La App de Archivos es como la App de Dropbox o Google Drive, pero para los ficheros que compartimos dentro del espacio de almacenamiento del que disponemos en iCloud. Probablemente porque se trata de una primera versiónla App de Archivos actual es muy básica, como ya verás un poco más abajo en el apartado en el que hablamos sobre las limitaciones de la App.

Todo lo que guardemos en la App de Archivos, estará disponible en la carpeta compartida de iCloud en cualquier Mac (pre-instalado de serie) o Windows si instalas la aplicación de iCloud que Apple ha desarrollado para este sistema operativo.

Gracias a la App de Archivos, pasar un fichero de cualquier cosa a nuestro iPhone es tan sencillo como arrastrarlo a esa ventana de iCloud, en la carpeta que queramos o directamente en la raíz, y aparecerá en la App de Archivos sin más. Si lo borramos en cualquiera de los dos lados, se borrará de todos los dispositivos.

Una vez que tengamos un archivo copiado en esa carpeta, por ejemplo un fichero .PPT con una presentación de Power Point que hemos creado en nuestro ordenador, podremos abrirlo en Power Point para iOS y continuar editándolo ahí, o simplemente reproducir la presentación para que otra persona la vea, enviarla por email, enviarla a un grupo de WhatsApp… lo que queramos. Gracias a la App de Archivos, por fin podemos hacer de serie lo que antes requería de Apps como Dropbox o Google Drive. El tipo de documento que podemos editar dependerá de si tenemos una App que pueda abrir (y editar) ese documento. ¿Hay algo que podamos hacer ahora que no pudiéramos hacer antes en iOS 10? – la verdad, es que no, debido a la existencia de los servicios antes mencionados. ¿Es más fácil y rápido de hacer ahora en comparación con antes? – Sí, y ahora te vamos a explicar por qué 

¿Qué ventajas tiene la App de Archivos comparada con Dropbox o con Google Drive?

La primera gran ventaja, es que la App de Archivos ya la tienes instalada en tu iPhone o iPad. Viene pre-instalada con iOS, que es una gran ventaja que Apple tiene sobre cualquier otro desarrollador. Literalmente, todos los dispositivos que tienen iOS 11 instalado, tienen la App de Archivos disponible.

La segunda gran ventaja, es que al estar instalada en todos los iPhones y al estar integrada totalmente con el sistema operativo, su icono para compartir está disponible en todas las demás Apps.

 

Si contamos con la sincronización con iCloud antes mencionada, no sólo en nuestro Mac o PC con Windows, sino también en iCloud.com, su versatilidad es enorme. Cuando uno se acostumbra a guardar ahí todos los documentos con los que trabaja, terminar de dar unos retoques a una presentación o una hoja de cálculo en el iPhone o iPad, es súper fácil y rápido. Si instalas Dropbox por supuesto, puedes tener algo muy similar, y con más espacio de almacenamiento gratuito para empezar, algo que no parece preocuparle a Eddy Cue en Apple, que continúa con una política de tres escalones; 5 GB gratis (muy insuficientes hoy en día, como lo era antes), 200 GB o 2 TB. Por el mismo precio que antes daban 1 TB, ahora ofrecen 2 TB (9,99 eurodólares). Los 200 GB están en los 2,99 eurodólares, bastante razonable, pero el salto siguiente se va a los 2 TB. Apple tendrá sus razones para no introducir algo entre los 200 GB y los 2 TB, pero el tramo gratuito de 5 GB es a todas luces muy insuficiente porque se comparte con las fotos y vídeos que hagamos con el iPhone, o con las copias de seguridad. Es muy fácil que incluso los usuarios que sólo utilizan el iPhone para chatear por WhatsApp y hacer alguna foto o vídeo de vez en cuando, se queden sin espacio a los pocos meses de estrenarlo.

 

La App de Archivos permite también hacer anotaciones en ficheros que tengamos compartidos para pedir cambios y enviarlos por email, o dar una opinión, de la misma manera que podemos escribir por encima de una foto con el dedo cuando la compartimos.

¿Qué limitaciones tiene?

Apps de gestión de archivos como GoodReader (4,99 eurodólares, súper avanzada pero lamentablemente no muy bien actualizada) o como Documents (gratis, y nuestra favorita) pueden hacer muchas más cosas que la App de Archivos, como por ejemplo algo tan sencillo como comprimir un documento en ZIP para que pese menos al enviarlo por correo, sin tener que instalar más Apps. También son más eficientes a la hora de abrir ficheros PDF muy grandes, de varios cientos de megabytes, por ejemplo. Si quieres por ejemplo descargar un vídeo de un tuit en Twitter, no puedes hacerlo en la App de Archivos porque no tiene un navegador web integrado como sí tiene, por ejemplo, Documents. Si quieres bajar ese tuit visitando una web de descarga de estos vídeos en Document, pegando la URL del tuit y luego en el enlace que permite bajar el vídeo, que queda almacenado, preparado para compartir en WhatsApp o donde queramos… incluso en la App de Archivos, con la que Documents se integra directamente, lo que nos lleva al siguiente defecto.

Las descargas ahora funcionan también desde Safari directamente; Si encontramos una web desde la que queremos descargar un fichero, sea el que sea, nos basta con dejar el dedo sobre el enlace de descarga unos segundos, y luego utilizar el botón de compartir para elegir el icono de la App de Archivos. El fichero se descargará directamente ahí, listo para utilizar con cualquier App, así como en nuestro Mac o PC con Windows.

Para que una App de Archivos sea realmente efectiva, requiere de una integración con el resto de Apps que tengamos instaladas. Aquí es donde los desarrolladores de Apps de terceros, los que Apple no controla totalmente, entran en juego… o no. Apps como Documents, por ejemplo, comparten su espacio directamente en la App de Archivos. Cualquier cosa que descarguemos, editemos o copiemos en la App de Documentos, ya está en la App de Archivos, también. Sin embargo, no todos los desarrolladores de Apps colaboran tan estrechamente con Apple. Por ejemplo, es posible acceder a nuestro Dropbox desde la App de Archivos, si configuramos la cuenta (le damos permiso para entrar) pero GoodReader no permite acceder a su espacio de ficheros a la App de Archivos. Es posible que la principal razón sea, de nuevo, que sólo han pasado unos pocos meses desde que todos tenemos la App de Archivos y aún hay que dar tiempo a los desarrolladores para que actualicen sus Apps debidamente para dar soporte a este nuevo sistema de gestión de archivos. Cuando lo hagan, las carpetas de los espacios de almacenamiento de esas Apps aparecerán en la App de Archivos sin más. Por supuesto, todas las Apps de edición de documentos de Apple, como Numbers, Pages etc ya tienen este soporte.

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